Article paru dans le magazine « Tout l’Immobilier d’août 2021 »
Le Covid-19 aidant, la digitalisation des assemblées générales de copropriétaires devenait urgente.
Les administrateurs et les régies ont été contraints par la situation sanitaire d’assouplir l’application des statuts des PPE. La solution trouvée a consisté soit par la tenue d’une visioconférence, soit par un vote par correspondance, soit en donnant une procuration à l’administrateur, « L’un des buts de notre application est de ne pas être dépendant de l’évolution de la situation sanitaire, laquelle peut évoluer d’une semaine à l’autre », observe Gilles von Burg, directeur chez Wise.swiss, à l’origine de la web app « immowise ». En fait, les premières discussions qui ont abouti au prochain lancement de l’application «immo-wise.ch», ont démarré en 2019, soit avant l’apparition du Covid 19. « Mais il est vrai que le projet n’a réellement pu être lancé qu’à fin 2020, grâce au soutien de la régie Pilet & Renaud », relève Gilles von Burg. « Nous sommes convaincus que cet outil novateur répondra aux besoins tant de l’administrateur que des copropriétaires. Il est à notre sens indispensable de moderniser les processus et la gestion des assemblées générales », témoigne Raphael Delessert, directeur au sein de la régie Pilet & Renaud.
De quoi s’agit-il ? Cette application doit permettre aux copropriétaires de se connecter de manière sécurisée à une plateforme sur laquelle se trouve un dossier comprenant l’ensemble des documents en lien avec l’immeuble concerné. Mais, en priorité, Wise.swiss s’est attaqué à la convocation de l’AG, la mise à disposition des documents y relatifs et la gestion de l’AG. « L’objectif est de permettre un gain de temps, une réelle fluidification de l’assemblée générale, avant, pendant et après », précise le directeur. «Avec nos partenaires, nous estimons que notre application devrait permettre de raccourcir d’environ 20 à 30% la durée de l’assemblée. »
Calcul du quorum automatisé
Avec cette application, le contrôle du quorum est automatisé. En effet, le système sait que tel ou tel utilisateur/copropriétaire contrôle tant de millièmes. Autre atout: il permet de créer un ordre du jour très rapidement, avec différentes pièces jointes consultables. En ce qui concerne les votes, il a fallu intégrer une quinzaine de règles de calculs de majorité possible, selon celle qui est prévue par les statuts. Bien entendu, en cas de vote en non présentiel, l’administrateur reste responsable de s’assurer que c’est bien la bonne personne qui se connecte et peut valablement voter.
Parmi les autres fonctionnalités de cette app: la prise de note pour le procès-verbal. Le ou la secrétaire prend des notes, mais son travail est en quelque sorte «prémaché », En effet, à côté de chaque point de l’ordre du jour, il y a une case à remplir dans laquelle on rentre les déclarations de chacun. Il y a aussi une case «suivi» où l’on peut indiquer le délai ou le degré d’urgence et il est possible d’y ajouter des notes. Enfin, il y a aussi une case «décision », par exemple, « faire parvenir trois devis au comité de gestion ».
Louis Serra
